DEPOKPOS – “Segera diselesaikan.” Bagi atasan, kalimat tersebut mungkin berarti pekerjaan harus selesai hari ini. Namun bagi karyawan, “segera” bisa berarti setelah pekerjaan lain selesai. Perbedaan pemahaman seperti ini terlihat sederhana, tetapi dapat menjadi awal munculnya masalah di tempat kerja.
Menurut penulis, salah satu persoalan komunikasi bisnis yang sering dianggap sepele adalah perbedaan persepsi. Setiap orang memiliki pengalaman, latar belakang, kebiasaan, dan kondisi emosional yang berbeda. Akibatnya, pesan yang sama dapat dipahami secara berbeda.
Persoalan tersebut semakin sering terjadi ketika komunikasi perusahaan menggunakan media digital seperti WhatsApp dan email. Pesan tertulis memang cepat, tetapi tidak selalu memiliki konteks yang cukup. Kalimat singkat dapat dianggap sebagai instruksi biasa oleh seseorang, tetapi terasa sebagai teguran bagi orang lain.
Menurut Yin, Fang, Zhang, dan Liang (2024) dalam penelitian yang melibatkan 268 profesional, komunikasi kerja digital memiliki hubungan dengan dukungan sosial dan kinerja kolaboratif. Namun, tuntutan untuk terus merespons komunikasi juga dapat menimbulkan social overload atau beban komunikasi sosial yang berlebihan. Dengan kata lain, semakin terkoneksi seseorang melalui komunikasi digital, bukan berarti komunikasi tersebut selalu semakin efektif.
Penelitian lain yang diterbitkan pada 2024 juga menunjukkan bahwa penggunaan instant messaging dalam perusahaan dapat membantu proses kerja dan penciptaan pengetahuan, tetapi pada saat yang sama dapat menimbulkan gangguan dan interupsi terhadap pekerjaan.
Contoh sederhananya dapat dilihat dari instruksi atasan melalui grup kerja: “Tolong laporan ini segera diperbaiki.” Jika tidak disertai penjelasan bagian mana yang harus diperbaiki dan kapan batas waktunya, karyawan dapat memiliki pemahaman berbeda. Akibatnya, pekerjaan bisa terlambat atau tidak sesuai harapan.
Masalah komunikasi juga dapat memengaruhi hubungan antarpegawai. Pemberitaan detikcom pada 2025, misalnya, mengangkat pengalaman pekerja yang merasa terganggu oleh komentar negatif rekan kerjanya. Kasus tersebut menunjukkan bahwa komentar yang dianggap biasa oleh seseorang dapat dipersepsikan berbeda oleh orang lain.
Dalam teori komunikasi bisnis, persoalan ini dapat dijelaskan melalui proses encoding dan decoding. Komunikator menyampaikan pesan dengan makna tertentu, tetapi penerima melakukan interpretasi berdasarkan pengalaman dan kondisi dirinya. Karena itu, komunikasi tidak cukup hanya dengan “sudah menyampaikan pesan”. Yang lebih penting adalah memastikan pesan tersebut dipahami sesuai maksudnya.
Lalu, apa yang harus dilakukan?
Pertama, gunakan bahasa yang jelas dan spesifik. Daripada mengatakan “segera”, lebih baik menyebutkan batas waktu secara langsung. Kedua, lakukan klarifikasi ketika instruksi belum dipahami. Ketiga, biasakan active listening, yaitu mendengarkan dan memahami pesan sebelum memberikan tanggapan. Keempat, bangun komunikasi dua arah agar karyawan memiliki ruang untuk bertanya dan memberikan umpan balik. Prinsip tersebut juga sejalan dengan komunikasi interpersonal yang menekankan pentingnya klarifikasi, mendengarkan secara aktif, dan penggunaan bahasa yang jelas.
Penelitian mengenai employee voice yang diterbitkan pada 2024 juga menunjukkan pentingnya budaya komunikasi terbuka dan kepemimpinan yang mendorong karyawan menyampaikan pendapat.
Pada akhirnya, perusahaan tidak mungkin menghilangkan seluruh perbedaan persepsi. Namun, perusahaan dapat mengurangi kesalahpahaman dengan membangun kebiasaan berbicara secara jelas, mendengarkan, bertanya, dan melakukan klarifikasi.
Sebab, dalam dunia kerja, masalah tidak selalu muncul karena karyawan tidak mau bekerja. Terkadang, mereka hanya memahami pesan yang berbeda dari yang dimaksudkan atasannya.
