Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang sifatnya asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya melaksanakan pekerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerjaan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan mengatur jadwal agenda. Biasanya bekerja di belakang meja dan kebanyakan dilakukan oleh seorang wanita.
Sekretaris merupakan salah satu elemen yang paling penting dalam sebuah pekerjaan, kegiatan dan sebaginya, Pekerjaan seperti ini biasanya dilakukan oleh orang-orang yang sudah ahli pada bidangnya. Seorang atasan membutuhkan bantuan seorang sekretaris untuk membantu pekerjaannya dan tentunya tidak sembarang orang yang bisa berada di posisi ini. Terlebih di perusahaan-perusahaan besar yang sudah berkembang, akan banyak standarisasi untuk bisa masuk di bagian sekretaris bagi perusahaan tersebut.
Beberapa tips ketika kita menjadi sekretaris :
Buku dan pulpen
Dua alat yang menjadi wajib dibawa kemana-mana bagi seorang sekretaris, baik ketika rapat, ketika evaluasi, ketika ada pertemuan dan sebagainya. Meskipun sekarang sudah adanya gadget yang mempermudah pekerjaan mencatat, namun akan ada resiko kehilangan data yang cukup besar.
Akan lebih baik jika ditulis didalam buku. Dengan ditulis dibuku resiko hilangnya data akan lebih kecil. Dan usahakan membuat buku khususnya, agar data-data tersebut tersusun rapih dan lebih mudah dicari ketika kita membutuhkannya.
Flash disk
Barang yang tak kalah pentingnya dari pulpen dan buku, menjadi seorang sekretaris itu diibaratkan menjadi seorang kolektor, karena mengumpulkan banyak data dari berbagai sumber. Sekretaris yang memegang semua data-data penting, dari mulai surat-surat, proposal, data tahun-tahun sebelumnya, laporan-laporan dan masih banyak lagi data yang harus dijaga dengan baik oleh sekretaris. Data adalah asset yang berharga bagi seorang sekretaris.
Ketika menyimpan data yang berbentuk softfile apalagi data tersebut sangat penting jangan hanya disimpan di satu komputer atau laptop tetapi diback up ke flash disk, atau lebih baik di hard disk eksternal yang kapasitasnya lebih banyak. Karena akan sangat berbahaya jika data tersebut hanya disimpan dilaptop, karena kita tidak tahu apa yang akan terjadi bisa saja datanya terkena virus, laptopnya rusak dan sebagainya.
Sebagai antisipasinya diback up ke flash disk atau yang lainnya.
Sabar
Menjadi sekretaris itu berlatih untuk sabar, sabar menghadapi anggota lainnya yang terkadang membuat waktu istirahat kita tersita. Sabar menghadapi segala kemungkinan diluar dugaan kita. Sabar mendampingi atasan ketika membutuhkan bantuan kita. Sabar ketika banyak tekanan dari banyak orang dan hal-hal lainnya.
Membuat jadwal
Hal yang tak kalah pentingnya adalah membuat schedule atau jadwal atau timeline. Ini menjadi hal wajib yang harus dilakukan oleh sekretaris. Karena terdang kita lupa dengan waktu-waktu penting. Misalnya hari dimana ada rapat semua anggota, pertemuan dengan atasan, deadline tugas-tugas atasan, termasuk jadwal pribadi kita misalnya ada jadwal acara keluarga, meeting dengan client dan lain sebagainya. Jadwal-jadwal seperti ini harus dibuat secara tertulis.
Teliti
Jadi sekretaris itu dituntut mau tidak mau, suka tidak suka untuk sangat teliti dan hati-hati dimulai dari hal-hal yang umum sampai hal-hal detail yang menurut oranglain masalah sepele tetapi menjadi hal yang sangat diperhatikan oleh seorang sekretaris. Masalah typo, aturan tulisan, memilih kata-kata yang sesuai, memperhatikan tanda baca, terkadang apa yang diketik dengan apa yang dicetak hasilnya berbeda dan masih banyak lagi yang harus benar-benar di perhatikan oleh seorang sekretaris. Bahkan bisa sampai menghabiskan waktu berjam-jam ketika mengoreksi sebuah laporan.
Ditulis oleh Fathimah Manshur – Mahasiswi STEI SEBI
