DEPOKPOS – Event-event di Indonesia sudah beragam dan banyak jenisnya khususnya event yang di selenggarakan oleh anak-anak SMA sederajat, mulai dari festival musik, seminar/talkshow, perlombaan/cup dan masih banyak lagi, seiring dengan perkembangan zaman dan juga social media banyak murid SMA berlomba lomba dalam membuat event yang menarik dan juga keren mulai dari konsep acaranya, pengisi acarannya sampai dengan venue atau tempat dilaksanakan acara tersebut, yang menyebabkan anggaran acara menjadi sangat besar tanpa memperhatikan resiko-resiko atau kesalahan yang dapat menyebabkan event gagal atau mengalami kerugian, berikut adalah 5 kesalahan umum yang biasa dilakukan oleh panitia/team dalam mengorganisir suatu event
Kurangnya pengetahuan terhadap persiapan event
Kesalahan umum yang pertama adalah masih banyak dari panitia acara belum mengetahui apa saja yang harus di persiapkan dalam membuat atau menjalankan suatu event, langkah awal apa yang harus dipersiapkan mulai dari pembentukan panitia yang tidak sesuai dengan kebutuhan acara, penyusunan anggaran yang berlebihan dan masih banyak lagi, hal ini wajar terjadi karena siswa siswi di sekolah tidak diajarkan bagaimana caranya membuat atau menjalankan event yang baik dan benar, mereka masih harus belajar dan juga mengikuti kegiatan lain di sekolah membuat mereka harus dapat membagi fokus dan pada akhirnya tidak maksimal dalam menjalankan suatu event.
Proses persiapan yang Molor
Kesalahan selanjutnya adalah proses persiapan yang suka molor terlalu lama dalam pembagian jobdesk panitia, penyusunan anggaran yang tak kunjung rampung, pencarian dana/fundraising bermalas malasan yang akhirnya tidak terasa acara sudah semakin dekat, hal ini terjadi karena tidak adanya timeline project dari masing2 divisi membuat panitia tidak tahu apa saja yang harus dilakukan, mulailah dengan membuat timeline project yang detail, termasuk daftar tugas apa saja yang harus di selesaikan oleh panitia, libatkan panita yang kompeten untuk membantu dalam perencanaan dan pemantauan setiap tahap timeline project yang harus dilaksanakan
Sulit mendapatkan Funding untuk memenuhi target anggaran Acara
Salah satu tantangan panitia dalam mengorganisir sebuah acara adalah memastikan bahwa anggaran dana yang diperlukan dapat terpenuhi. Sulitnya mendapatkan pendanaan bisa menjadi hambatan besar bagi banyak penyelenggara acara, terutama ketika sumber pendapatan terbatas, oleh karena itu sebelum mencari dana panitia harus
Sebelum mencari pendanaan atau fundraising, sangat penting untuk merencanakan anggaran acara dengan baik dan tepat. Tentukan semua biaya yang diperlukan , termasuk anggaran perdivisi, seperti divisi acara, media, humas sponsorship dan lain-lain. Pastikan anggaran tidak kurang ataupun lebih agar dapat memperhitungkan pencapaian target yang realistis dan juga kemungkinan biaya tambahan (kontigensi) diluar dari perkiraan anggaran yang sudah di tetapkan untuk mengatasi kemungkinan kebutuhan yang tidak terduga.
Cari berbagai sumber pendapatan dan juga membuat rencana anggaran pendapatan Acara yang memungkinkan untuk di gapai, seperti mengirim proposal sponsorship ke brand atau perusahaan, ticketing acara eksternal, Danusan, galang dana, atau crowdfunding. Buatlah proposal pendanaan yang menarik dan sesuai dengan objektif dari brand atau perusahaan yang panitia ajukan, gambaran project Acara dan benefit apa saja yang didapat oleh brand atau perusahaan yang memberikan sponsor.
manfaatkan sumber daya internal untuk membantu mencari dana acara, seperti menjadi relawan, usahakan untuk memakai fasilitas atau peralatan yang dimiliki oleh organisasi atau anggota tim untuk mengurangi biaya, relasi yang dimiliki oleh panitia seperti orang tua atau kerabat yang bekerja di suatu perusahaan agar dapat memberikan kontribusi dalam bentuk sponsor atau donasi barang atau jasa.
Jika anggaran pendanaan yang di dapat belum memenuhi rencana anggaran maka Langkah yang dapat di ambil adalah dengan mengurangi beberapa biaya yang tidak terlalu penting untuk acara atau mencari cara alternatif untuk memenuhi kebutuhan acara dengan biaya yang lebih rendah. Misalnya, negoisasi riders guest star, mengurangi biaya dekorasi, menekan pengeluaran dari tiap-tiap divisi atau mencari sponsor yang bersedia memberikan kontribusi dalam bentuk layanan jasa atau produk makanan dan minuman.
Selalu siap untuk mengubah rencana yang sudah ada sesuai dengan dana yang tersedia. Harus berani untuk mengubah strategi atau jangkauan acara sesuai dengan sumber daya yang tersedia jika anggaran belum sesuai dengan target. Untuk menjamin kelangsungan dan kesuksesan acara, panitia harus mampu menyesuaikan diri dengan perubahan dan tetap fleksibel..
Kesulitan dalam Negosiasi dengan Vendor Produksi dan Manajemen Artis
Melakukan negoisasi yang baik dengan vendor produksi dan manajemen artis adalah hal yang sangat krusial dalam menjalankan atau mengorganisir acara, namun terkadang negoisasi menjadi tantangan tersendiri bagi panitia. Ada beberapa cara untuk melakukan negoisasi agar mendapatkan harga yang best deal :
Hal ini menjadi suatu ptoblem yang sudah lumrah di kalangan panitia khususnya panitia acara festival musik, karena jarang atau bahkan tidak melakukan persiapan sebelum bernegoisasi dengan vendor produksi atau manajemen artis, lakukanlah riset terlebih dahulu sebelum berunding, cari tahu juga Batasan anggaran yang acara miliki dan tentukan juga prioritas dalam hal layanan atau produk yang acara butuhkan bukan mendahulukan gengsi agar acara terlihat keren tapi kenyataanya dapat menimbulkan hutang pasca acara
Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang apa yang ditawarkan oleh vendor produksi atau manajemen artis, ajukan pertanyaan yang tepat. Jangan ragu untuk meminta penjelasan lebih lanjut tentang harga, layanan tambahan, atau opsi alternatif yang mungkin tersedia. Hal ini dapat membantu panitia dalam menentukan nilai sebenarnya dari tawaran yang ditawarkan.
Dalam setiap interaksi dengan manajemen artis atau vendor produksi, tetap profesional dan hormat. Hindari konflik yang tidak perlu dan tetap positif. Berkomunikasi dengan jelas dan jujur, dan berusaha untuk mencapai solusi yang bermanfaat bagi semua pihak yang terlibat.
Itulah lima kesalahan umum yang sering terjadi saat mengorganisir atau menjalankan suatu acara. Dengan mengetahui kesalahan-kesalahan tersebut, diharapkan dapat mengurangi risiko-risiko yang mungkin timbul selama pelaksanaan acara. Selain itu, artikel ini juga dapat menjadi panduan bagi rekan-rekan panitia agar acara yang sedang berlangsung dapat berjalan dengan lancar sesuai rencana.
Abdul Furqon Luthfi Ali
