Oleh: Meirelita Zahra & Uci Safitri, mahasiswa Universitas Pamulang, Tangerang Selatan
Di dunia bisnis, data hadir hampir setiap hari. Ada data penjualan, biaya operasional, kegiatan perusahaan, hingga perkembangan suatu proyek. Namun, data yang banyak belum tentu memberikan manfaat jika tidak disusun menjadi informasi yang mudah dipahami. Di laporan bisnislah peran penting mengubah fakta dan data menjadi informasi yang dapat membantu seseorang memahami kondisi dan menentukan tindakan.
Penulisan Laporan Bisnis, sebagai pesan yang objektif, tersusun secara teratur, dan menyampaikan informasi fakta untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Dari penjelasan tersebut menunjukkan bahwa laporan bukan sekadar tulisan yang dibuat untuk memenuhi kebutuhan laporan saja. Ada tujuan nya yaitu membuat informasi dapat digunakan oleh pihak yang membutuhkannya.
Menurut kami, bagian yang sering dilupakan dalam membuat laporan adalah memahami siapa yang akan membaca laporan dan menerima laporan tersebut. Laporan untuk pimpinan perusahaan tentu tidak selalu disusun dengan cara yang sama seperti laporan untuk tim pelaksana. Persiapan menulis laporan adalah mempertimbangkan siapa yang akan menerima laporan. Penulis harus mendefinisikan masalah, tujuan, ruang lingkup, menentukan gagasan, mengumpulkan fakta, dan melakukan analisis data.
Hal tersebut menjadi semakin penting ketika informasi yang disampaikan cukup banyak. Laporan yang penuh data tanpa arah dapat membuat pembaca justru kesulitan menemukan inti persoalan. Karena itu, penulis perlu menentukan gagasan utama dan menyusun informasi secara sistematis. Beberapa cara penyusunan teks yaitu berdasarkan topik, urutan peristiwa, lokasi, prosedur, tingkat kepentingan, sumber, serta pemecahan masalah.
Ada pula pilihan antara pola deduktif dan induktif. Pada pola deduktif, ide pokok atau rekomendasi disampaikan lebih dahulu, kemudian diikuti penjelasan dan rincian. Pola ini sesuai ketika pembaca membutuhkan informasi utama dengan cepat. Sebaliknya, pola induktif menyajikan fakta dan informasi terlebih dahulu sebelum sampai pada ide pokok, kesimpulan, atau rekomendasi. Pola ini dapat digunakan ketika pembaca membutuhkan penjelasan secara lebih rinci sebelum memahami kesimpulan.
Bagi mahasiswa, keterampilan tersebut sebenarnya sangat dekat dengan kegiatan perkuliahan. Ketika mengerjakan tugas penelitian, membuat proposal, melakukan analisis perusahaan, atau menyusun laporan kegiatan, mahasiswa sedang belajar mengelola informasi. Tantangannya bukan hanya menemukan data, tetapi memilih data yang relevan, memahami maknanya, kemudian menyampaikannya dengan bahasa yang jelas.
Laporan bisnis tidak selalu berbentuk dokumen panjang. Contoh, seperti laporan memorandum, laporan periodik, dan laporan hasil studi kelayakan proyek. Bentuk laporan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan penyusunannya. Oleh karena itu, penulis perlu memahami konteks sebelum menentukan bentuk laporan yang akan digunakan.
Laporan bisnis juga dapat memanfaatkan grafik untuk membuat informasi tertentu lebih mudah dipahami. Grafik dapat digunakan untuk menjelaskan perkembangan penjualan atau pengelompokan biaya operasional perusahaan. Artinya, penyajian laporan tidak harus selalu berupa paragraf panjang. Data tertentu justru dapat menjadi lebih jelas apabila disajikan secara visual.
Dari sini dapat disimpulkan kemampuan menulis laporan bisnis bukan hanya soal kemampuan mengetik atau menyusun dokumen. Ada proses berpikir didalam nya untuk menentukan masalah, menetapkan tujuan, mengumpulkan fakta, menganalisis data, memilih cara penyajian, dan menyampaikan kesimpulan. Kemampuan tersebut penting karena dunia kerja membutuhkan orang yang bukan hanya mampu memperoleh informasi, tetapi juga mampu menjelaskan informasi tersebut kepada orang lain.
Laporan bisnis bukan sekadar kumpulan data di atas kertas. Laporan adalah jembatan antara fakta dan keputusan. Ketika data disusun dengan tujuan yang jelas, dianalisis dengan baik, dan disampaikan secara sistematis, laporan dapat membantu pembaca memahami masalah sekaligus menentukan langkah berikutnya. Oleh karena itu, belajar menulis laporan bisnis berarti belajar mengubah data menjadi informasi yang bernilai.
Sumber utama
Kelompok 9. Penulisan Laporan Bisnis. Mata Kuliah Komunikasi Bisnis.
