oleh

Mahasiswa UI Bantu Kelola Arsip Penanganan Covid-19 di Depok

DEPOK – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Depok memfasilitasi 25 mahasiswa Fakultas Ilmu Budaya (FIB) Universitas Indonesia (UI) yang ingin membantu Pemerintah Kota (Pemkot) Depok dalam pengelolaan arsip penanganan Coronavirus (Covid-19). Para mahasiswa tersebut akan mulai melakukan pengelolaan arsip pada 13 Juli mendatang selama dua pekan.

Menurut Kepala Diskarpus Kota Depok, Siti Chaerijah Aurijah, langkah yang dilakukannya sesuai dengan Surat Edaran (SE) Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Menpan RB) Nomor 62 Tahun 2020 tentang Penyelamatan Arsip Penanganan Covid-19 Dalam Mendukung Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Pasalnya, Arsip penanganan Covid-19 merupakan arsip yang unik, dikarenakan pandemi seperti ini sangat jarang terjadi.

BACA JUGA:  Calon Wali Kota Depok Mohammad Idris Positif Covid-19

“Kami menyambut baik mahasiswa yang ingin membantu mengelola arsip Covid-19 Kota Depok,” tutur Siti, Rabu (08/07/20)

Dikatakannya, saat ini arsip di Gugus Tugas Percepatan Penanganan (PP) Covid-19 Kota Depok belum tersusun sesuai dengan aturan kearsipan. Penyusunan arsip di Gugus Tugas, ucapnya, hanya berdasarkan tanggal surat masuk dan surat keluar.

“Seharusnya penataan arsip yang baik yaitu pemberkasan berdasarkan kesamaan urusan atau masalah. Tujuannya agar informasi dapat tersusun secara sistematis dan mengandung informasi yang utuh,” jelasnya.

BACA JUGA:  Pasien OTG Covid-19 di Makara UI Bertambah Jadi 39 Orang

Dirinya menjelaskan, nanti juga akan dilakukan penomeran atau pemberian kode berdasarkan urusan atau masalah yang sama dilihat dari isi surat tersebut. Penataan ini berguna untuk memudahkan dalam proses pencarian arsip apabila dibutuhkan.

“Arsip merupakan bukti akuntabilitas kinerja Pemeritah sebagai pencipta arsip dalam menjamin ketersediaan arsip untuk generasi yang akan datang,” ujarnya.

Di tempat yang sama, Dosen FIB UI, Yeni Budi Rahman menambahkan, dari 25 mahasiswa yang mengikuti kegiatan ini akan dibagi menjadi beberapa kelompok kecil yang akan bergatian melakukan penataan arsip. Selain itu, ujarnya, arsip yang dikelola oleh mahasiswanya hanya arsip yang berada di bidang Sekretariat dan bidang Pencegahan Gugus Tugas PP Covid-19 Kota Depok.

BACA JUGA:  Awal Musim Hujan Warga Depok Diminta Waspada Kemunculan Ular di Perumahan

“Semoga kegiatan ini dapat berjalan lancar tanpa kendala berarti. Dengan begitu, kami dapat ikut serta membantu penataan arsip Covid-19 di Kota Depok dengan baik,” pungkasnya.

Komentar

Berita lainnya